Sempre di corsa, mille cose da fare, a pranzo un panino...
No, non è la pubblicità di una merendina, ma la nostra vita di tutti i giorni!
Non è detto che le corse siano sempre in bicicletta da un appuntamento all'altro, spesso e volentieri sono corse "virtuali" mentre cerchiamo di destreggiarci tra to-do-list infinite e mille imprevisti.
Quando parlo con i miei clienti e riorganizziamo i metodi di gestione delle priorità, una delle cose più complesse da focalizzare è la motivazione a spingere sull'acceleratore.
C'è chi fa fatica a partire e procrastina all'infinito, c'è chi inizia e poi si annoia o si demoralizza e molla, chi prova a mantenere il controllo ma si perde nei tentativi di multitasking...
Queste difficoltà valgono "in macro" nella gestione dell'intera giornata (o della settimana) ma anche "in micro" per un singolo progetto: si può essere sopraffatti ed esclamare "e mo da dove comincio?!?" sia al mattino quando ci sediamo alla scrivania, sia quando abbiamo un sogno o un progetto e non sappiamo da che parte prenderlo.
Pianificare e stilare delle liste è sicuramente il modo migliore per mettere nero su bianco e schiarirsi le idee, ma non sono gli unici fattori da tenere in conto.
Possiamo regolare il nostro lavoro e le nostre attività anche a seconda di come affrontiamo la giornata e del nostro momento migliore: sicuramente è di grande aiuto!
Affrontare con slancio
Non c'è un solo modo per affrontare una giornata pesante o un lavoro complesso, ma almeno tre:
- il classico metodo "mangia la rana", ovvero togliti dai piedi la cosa più fastidiosa e poi vai liscia! E' un metodo molto diffuso di agire: la mansione più fastidiosa (che può essere anche quella più lunga, quella più complessa, quella che mi mette più ansia...) è solitamente quella che ci porterà via la maggior parte del tempo. PRO: Dopo che avrai mangiato la rana la giornata sarà in discesa e potrai dedicarti a cose più easy e veloci. CONTRO: se la rana si rivelasse particolarmente insidiosa potresti inchiodarti su quella e non riuscire a proseguire. Alla fine della giornata potresti sentirti molto improduttivo perchè avrai depennato una sola voce... ma vabbè, succede! Domani andrà meglio!
- il metodo "tante, veloci e subito". Questo metodo è l'esatto contrario della rana, ovvero smaltire tante piccole mansioni veloci e facili, depennare il più possibile e solo alla fine dedicarsi allo scoglio più difficile. Il classico esempio è la gestione delle email: prima tutte quelle rapidi in cui basta un "ok" o di cui prendiamo solo atto del contenuto, poi quelle che richiedono azioni più lunghe. PRO: ti sentirai super produttiva perchè avrai depennato tantissime voci. CONTRO: lasciare l'incombenza più pesante per ultima ti espone al rischio di imprevisti e fattori non calcolati. Come ad esempio passarci la notte su!
- il metodo "misto", ovvero alternare mansioni easy e rane fastidiose! Questo metodo ci permette di non appesantirci troppo su cose lunghe e noiose, smistando anche voci rapide della nostra to-do-list. PRO: alla fine della giornata avrai fatto quanto devi sentendoti anche produttivo. CONTRO: va calibrata molto bene l'alternanza per evitare di cadere nei contro del metodo 2.
Qual è per te il metodo giusto?
Io non ho una risposta perchè è molto molto soggettivo: ognuno ha il suo preferito!
L'orario giusto
Ognuno di noi ha degli orari della giornata in cui è più produttivo e degli orari in cui proprio non si carbura!
Queste differenze sono dovute al nostro cronotipo, ovvero nell’identificazione dell’essere umano a seconda della parte del giorno in cui è più attivo e ricettivo.
I cronotipi sono tre: colibrì, allodole e gufi.
Per sapere qual è il tuo cronotipo devi individuare il tuo mid-point sleep, ovvero il momento in cui il sonno è più profondo. Pensa al vostro sonno ideale (senza orari prestabiliti, senza sveglie, come quando sei in ferie!), e calcola l’orario esattamente a metà tra il momento in cui vai a dormire e quello in cui ti svegli. Quello è il mid-point sleep.
Se l'orario che individui è tra mezzanotte e le 3.30, sei una allodola (circa il 12% della popolazione;
Se è un orario tra le 6.00 e mezzogiorno, sei un gufo (circa il 18% della popolazione);
Tutti gli altri orari sono riconducibili al cronotipo colibrì ( circa il 70% della popolazione)
Individuare il cronotipo ci conduce all'analisi della nostra produttività e concentrazione, ovvero al momento migliore in cui affrontare la rana, quelle cose noiose, lunghe e antipatiche che bloccano la nostra to-do-list (e più in generale lo svolgimento del nostro progetto e/o delle nostre giornate)
Per una allodola, estremamente mattiniera, i momenti di maggiore produttività sono quelli del mattino, nel pomeriggio la concentrazione cala, fino a diventare minima verso sera: una oculata gestione delle difficoltà farà coincidere le cose noiose al mattino, quelle più semplici al pomeriggio.
ll gufo è nottambulo quindi funziona al contrario dell'allodola: poca concentrazione e produttività al mattino (io che sono fortissimamente gufo al mattino mi fisso appuntamenti, riunioni, public relation , commissioni, oppure faccio cose manuali...) e moltissima produttività dal pomeriggio con un picco verso sera (sto scrivendo questo post alle 23:08, e mi sento lucidissima!)
I colibrì sono certamente i più duttili e adattabili: la loro concentrazione è mediamente uguale durante tutta la giornata.
Ovviamente chi è dipendente, o gli studenti fanno molta fatica ad assecondare questi orari "naturali", mentre lo è di più chi è freelance. Ciò non toglie che ci possa organizzare comunque: quando frequentavo l'università, per esempio, al mattino (se non ero a lezione) sistemavo gli appunti o creavo mappe mentali: il vero studio lo facevo dopocena, fino circa alle 3 del mattino.
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