Ogni settimana, ogni giorno, ci misuriamo con un miscuglio di attività tra le quali dobbiamo saltare e destreggiarci.
Soprattutto chi è libera professionista come me, deve arrabattarsi tra documenti, riunioni, telefonate, commissioni, sopralluoghi... e poi c'è la casa, la famiglia...
Una delle cose che più detesto è quella di dover bloccare il flusso di concentrazione in cui sono mentre svolgo certe attività (per esempio creare contenuti o scrivere preventivi) per saltare ad attività totalmente differenti. Spesso ritrovare poi il flusso è quasi impossibile!
Ultimamente mi sono imbattuta in un articolo in cui si parlava di un metodo organizzativo ideato da Dan Sullivan, executive coach
e autore di saggi di successo, in cui si parlava di un metodo di organizzazione della settimana che ha subito attirato la mia attenzione perchè mirava esattamente a risolvere questo problema: si chiama Free, Buffer and Focus Days
Free, Buffer e Focus Days
La tecnica suggerita da Sullivan è quella di concentrare le attività simili negli stessi giorni in modo da essere sempre nello stesso mood ed evitare cali di concentrazione, tentativi maldestri di multitasking e interruzioni di vario tipo.
Innanzitutto cerchiamo di capire a cosa ci stiamo riferendo:
- I Giorni Buffer sono i giorni in cui, testa bassa, si lavora senza interruzioni, appuntamenti o call. Questi giorni sono l'ideale per progettare, elaborare, scrivere testi, ma anche seguire corsi di aggiornamento o sistemare i conti da portare poi alla commercialista.
- I Focus Days sono invece i giorni in cui raduni gli appuntamenti con i clienti (sia di persona che via call), programmi riunioni con collaboratori o fornitori, fai pubbliche relazioni ecc
- I Giorni liberi sono i giorni in cui non si fa nulla di legato al lavoro, quindi puoi svolgere commissioni, prenderti del tempo per te o per la tua famiglia, riposare, leggere... il weekend (o le festività in generale non sono inclusi nei giorni free perchè dovrebbero essere giorni in cui ti riposi in ogni caso!)
Ecco un esempio di come uso questa tecnica applicandola alla mia settimana-tipo:
- Il lunedì di solito è un Buffer day, detesto far partire in quarta la settimana, mi piace invece prendermi un giorno in cui programmare quello che voglio fare nei giorni successivi, controllare scadenze e task da portare a termine, fare il punto, rispondere a tutte le mail arrivate nel weekend e via dicendo.
- Martedì è un giorno Focus, in cui mi occupo di call, appuntamenti e consulenze
- Mercoledì dipende, potrebbe essere un altro giorno focus, oppure potrebbe essere metà focus (o buffer) e metà libero se ho necessità di qualche commissione personale per esempio.
- Giovedì di solito è un giorno buffer per puntualizzare la settimana, aggiornare le scadenze ecc
- Venerdì è metà focus e metà libero perchè il venerdì pomeriggio la mia concentrazione è quasi nulla!
- Come saprai, svolgo molte mie consulenze, soprattutto domestiche, di sabato per andare incontro a chi lavora. Quando succede potrei decidere di prendermi un intero giorno libero il giovedì precedente o il lunedi successivo per compensare.
Funziona anche se sono dipendente?
Certo che si a patto di avere un minimo di autonomia nel gestirci le nostre giornate.
Se abbiamo una riunione il martedì tanto vale mettere nella stessa giornata altre call o appuntamenti fuori dall'ufficio in modo da non dover spezzare il ritmo anche il mercoledì.
Un giorno per tutte le cose noiose
Oltre a queste tipologie di giorni indicate da Dan Sullivan, ho scoperto che in Germania esiste un curioso modo di dire per indicare quelle giornate in cui devi fare cose che proprio non ti vanno e che eviteresti con tutto il cuore: Kleinscheiss Tag, letteralmente piccola giornata di merda (perdona il francesismo!) magari noi potremmo usare un più elegante Hate Day!
Se ci pensi avere un Hate Day, ovvero un giorno in cui radunare e fare in una volta tutte le attività noiose e fastidiose ha un senso importante, ovvero quello di non disperdere energie in quei giorni in cui potresti essere concentrata a fare altro.
Io non ho un Hate Day settimanale, per fortuna non mi capita così spesso di aver a che fare con attività noiose, stressanti o fastidiose, ma ogni tanto capita e sapere di poter contare su un giorno "perditempo" è per me rassicurante: per esempio a volte devo preparare dei rapporti trasportando dati in lunghi e noiosi file excel, oppure andare in posta, oppure sollevare mio marito da commissioni che richiederebbero a lui di doversi prendere mezze giornate di permesso dal lavoro...
Quando decido di far entrare un Hate Day nella mia settimana filtro nella mia to-do-list tutte quelle attività che normalmente tenderei a rinviare e cerco di smarcarne il più possibile: alla fine avrò avuto una giornata pesantissima ma mi sentirò molto più leggera perchè mi sarò liberata di un sacco di pesantezze e la mia lista di cose da fare sarà molto più leggera!
Andrò a dormire stanca ma molto soddisfatta!
Questo non mi mette al sicuro da altre attività noiose ma super urgenti che potrebbero emergere all'improvviso ma, di sicuro mi aiuta a non sommare stress ad altro stress!
