Lean Office per migliorare lavoro e umore

Se ti chiedessi di quantificare quando tempo impieghi per trovare un documento in ufficio e a modificarlo, sapresti rispondermi?

 

E se ti chiedessi il numero delle pile (o delle cartelline portadocumenti) accatastate sulla tua scrivania?

 

E sapresti indicare quanto impiega un documento operativo (ovvero un'ordine, una distinta d'acquisto, una comunicazione...) ad arrivare nell'ufficio giusto?

E in quanto tempo mediamente sarà evaso?

 

Queste domande spesso non trovano una risposta esatta perchè siamo troppo presi dal correre (lavorativamente parlando) e a saltare da una incombenza all'altra per fermarci un secondo, valutare i ritmi dei flussi di informazioni e documenti, e chiederci se quello che stiamo facendo (e soprattutto COME lo stiamo facendo) sia la soluzione più giusta e ottimale.

 

 

Come ti ho raccontato nell'ultimo post, sto lavorando in una azienda che ha un forte bisogno di riorganizzazione.

Oggi si chiude la mia seconda settimana e già ho riscontrato tutta una serie di criticità.

 

 

Per esempio:

• c'è chiarezza nei ruoli ma qualcuno tende a far fare ad altri il proprio lavoro. Questo è molto diverso dal delegare una parte delle mansioni: le deleghe si fanno tra ruoli simili, con i subalterni nelle stesse mansioni, o tra ruoli intercambiabili. Se dici "ah non so se si può fare..." e una persona di un altro reparto alzando il telefono risolve la questione probabilmente sei solo pigro e per nulla proattivo...
• si prendono decisioni ad interpretazione personale ignorando le procedure o bollandole come "sbagliate" senza domandarsi se la procedure risponde ad altre esigenze che rimangono disattese (ma che vanno comunque colmate in altri momenti, perdendo tempo
• ci si lamenta del mal funzionamento del nuovo gestionale quando basterebbe alzare il telefono e chiedere ai tecnici di apportare modifiche
• si iniziano lavori anche se mancano parte dei materiali e delle informazioni, questo costringe a fermarsi e riprendere più volte perdendo tempo. Bisognerebbe piuttosto aspettare di avere le informazioni complete e iniziare-finire una sola volta.
• Si ripetono stesse procedure più volte al giorno quando basterebbe accorparle tutte nello stesso momento lavorando più velocemente ed evitando di nuovo attacca-stacca dalla stessa mansione
• a domande precise si danno risposte approssimative tipo "abbiamo deciso così tempo fa..." oppure "quando abbiamo attivato il nuovo gestionale abbiamo dato queste direttive" senza saper spiegare le motivazioni di quelle decisioni, segno che non se n'è capita la ratio...
• ci sono pratiche aperte da 3/4 settimane adducendo che "non c'è tempo" ma, sebbene non sia richiesto dalla direzione, non ci si chiede nemmeno vagamente se per una volta possa essere il caso di fare qualche straordinario.... (oppure costringendo allo straordinario qualcun altro che con quella mansione non c'entra nulla, ma che con spirito di collaborazione "mette una pezza")

Tutte queste inefficienze portano le persone a lavorare con ansia, agitazione, di corsa, senza ricontrollare, aumentando lo stress, il rischio di errore e alla fine tornando a casa con mal di stomaco e pessimo umore...

 

Cosa possiamo fare?

Innanzitutto iniziare ad apportare cambiamenti, perchè come diceva Albert Einstein

“Follia è continuare a fare sempre le stesse cose sperando in un diverso risultato”.

Ci sono tantissime strategie che possiamo mettere in atto a diversi livelli.

 

La strategia più efficace è che tutto l'ufficio (o meglio, tutto il reparto, o perchè no, tutta l'azienda!) fosse d'accordo nel migliorare il proprio approccio al lavoro, riconoscendo una serie variegata di inefficienze e sprechi da andare a sistemare una volta per tutte.

 

 

Io cercherò di suggerirti alcuni miglioramenti che puoi iniziare ad applicare in autonomia che miglioreranno certamente il tuo approccio al lavoro ma che potranno essere indipendenti dal resto del team:

 

 

1. Punta sul visual - ovvero, cerca di avere un'organizzazione che ti aiuti a ritrovare qualsiasi cosa a colpo d'occhio. Esempio banale è avere raccoglitori di colori diversi per diverse aree del tuo lavoro, suddivisione immediata dei file nel pc, portadocumenti ognuno dedicato ad un ambito, e così via...  Anche etichettare bello evidente in modo da non lasciar scampo alle interpretazioni errate è una bella idea!
2. Informazioni di pubblica utilità appese in bacheca - Esempio, lavori in un ufficio logistica e spedisci a diversi paesi esteri? crea un maxi excel in cui elencare tutte le variabili di ogni Paese, in modo che se qualcuno dovesse necessitare di quell'informazione può trovarla in autonomia senza disturbarti.
3. Se devi scambiarti file con i colleghi (e non disponete di un Server su cui depositare tutto) usa programmi di condivisone come Drive o Dropbox - Scambiarsi mille email al giorno è altamente dispersivo e molto poco sostenibile. L'Agenzia francese per l'ambiente ha calcolato che 8 email inquinano quanto 1km in automobile. 
4. Sempre a proposito di email cerca di evitare di inserire decine di persone in C.C. - Spesso si inseriscono persone più per "non si sa mai" che per reale necessità di dare comunicazioni, con il risultato che alcuni ruoli (l'amministrazione per esempio o i livelli alti aziendali) ricevono centinaia di email inutili che non aprono nemmeno perchè non ne hanno il tempo.  Perdendosi informazioni rilevanti!
5. Archivia regolarmente i tuoi documenti in un modo semplice ed immediato alla portata di tutti - Eviterai di essere disturbata se sei impegnata o se sei in vacanza
6. Regola dei due minuti - Tutto quello che sei certa occupi meno di due minuti di tempo per essere portata a termine (la risposta ad una email, archiviare una pratica terminata, compilare un modulo semplice...) fallo immediatamente senza procrastinare. Ti sarai tolta velocemente una voce dalla tua to-do-list

 

Cose che non sempre dipendono da te ma su cui si può lavorare sono:

• la presenza ridondante di informazioni su più documenti
• capire se ci sono dei "colli di bottiglia" ovvero uffici in cui convergono tutti gli altri e in cui si accumulano pratiche che restano per giorni/settimane inevasi (con conseguenti ritardi)
• l'eccessiva burocratizzazione e necessità di firme ed autorizzazioni prima di avviare davvero una procedura
• poca o nessuna chiarezza delle procedure
• disposizione inefficiente degli uffici
• non avere una adeguata distinzione tra attività di "front" e attività di "back"
• analizzare le richieste dei clienti, 
• ...

 

Come vedi gli spunti possono essere moltissimi, basta solo aver voglia e la giusta proattività per avviare il cambiamento.

 

"Abbiamo sempre fatto così" rimane a mio avviso, la frase peggiore da dire!