Questa settimana (la mia community di Instagram lo sa già) ho iniziato a lavorare in modo stabile per un'azienda che mi ha chiesto un supporto in una riorganizzazione totale a partire dai flussi produttivi e di informazioni.
E' una bella sfida che ho accettato con piacere, ma certo nasconde molte insidie.
A partire dal fatto che non mi sono mai occupata di flussi produttivi, per esempio, anche se in realtà questo aspetto potrebbe non essere uno svantaggio perchè un occhio "esterno" a volte riesce a vedere aspetti che quelli che si trovano all'interno del meccanismo da anni non riescono ad osservare.
E' per questo che in tutta questa prima settimana io mi sono limitata ad osservare, non sono intervenuta se non in piccole cose, non ho apportato modifiche, dato suggerimenti, nulla.
Sono stata una presenza discreta, quasi invisibile.
Osservando e facendo domande, anche sceme a volte, ho cercato di farmi una fotografia il più possibile precisa di ciò che accade, di come accade e di perchè accade.
Ma quindi come farò a capire dove iniziare ad apportare cambiamenti?
Innanzitutto le persone
Senza le persone non si va da nessuna parte, spero che siamo tutti d'accordo su questo.
Ecco perchè è importantissimo capire esattamente ognuna di loro
- che mansioni svolge
- come
- in quanto tempo
il chè non vuol dire cronometrare e imporre un ritmo, bensì capire come si distribuisce il tempo per quella determinata persona.
Ammettiamo che stiamo scrivendo una relazione per la quale serve indubbiamente concentrazione e un certo filo logico dei pensieri, ma che tra le nostre mansioni ci sia anche quella di rispondere al telefono (e magari squilla pure molto...) ecco che il tempo necessario si dilaterà esponenzialmente perchè, ad ogni interruzione, bisognerà riprendere a leggere, ritrovare il senso di ciò che si stava scrivendo e proseguire.
Allo stesso modo se siamo impegnati in conteggi e veniamo interrotti continuamente dal colleghi molesti, il rischio di errore si alzerà notevolmente.
Una buona organizzazione del lavoro tiene dunque conto di tutte queste problematiche e porta anche delle soluzioni (banalmente, in certi momenti non si risponde al telefono!)
Capire quali e quante mansioni svolge una persona è utile anche a decidere sei affiancare un aiuto. Ma non a caso: nello svolgimento delle mansioni giuste! Inutile fare un inserimento purchè si sappia fare qualcosa: meglio prendere una persona specializzata che possa davvero portare un plusvalore in azienda!
Ovviamente in aggiunta ci sono anche i rapporti interpersonali, i malintesi e gli screzi accumulati in anni di lavoro fianco a fianco che possono essere altamente antiproduttivi, ma di questo di solito si occupa uno psicologo o un coach.
Le postazioni di lavoro
Un tavolo sgombro è sinonimo di una mente sgombra, libera per concentrarsi, che non perde tempo a cercare fogli e foglietti
Le persone senza un'organizzazione in generale hanno
- decine di contenitori e cartelline in cui si illudono di smistare le cose (in realtà poi non si ricordano dove cercare)
- mille post-it sparsi ovunque soprattutto attorno al video del pc con improbabili promemoria che dopo un minuto perdono totalmente di significato perchè si perdono in mezzo alla massa
- fogli riciclati con check list iniziate e mai terminate tutte a metà stilate senza una vera coscienza di cosa sia prioritario
Molte di queste persone hanno l'illusione che "nel proprio caos ritrovano tutto" ma un ufficio, un'azienda, non è il proprio comodino in cui se c'è casino al massimo siamo noi stessi a rimetterci.
Un ufficio è un sistema collettivo, in cui noi siamo solo un piccolo ingranaggio e dobbiamo essere il più possibile collaborativi.
Ok, probabilmente noi nel nostro casino troviamo tutto, ma ammettiamo di essere ammalati e non poterci recare al lavoro.
Ammettiamo che proprio quel giorno ai nostri colleghi serva urgentemente una pratica che abbiamo in qualche cartellina sotterrata dal resto sulla nostra scrivania. Supponiamo di non poter in alcun modo indicare dove cercare. Chi ci rimetterà?
Io sono dell'idea che in un ufficio tutti debbano essere in grado di reperire qualsiasi informazioni in qualsiasi momento nel modo più velocemente possibile, quindi organizzare le pratiche in modo semplice ed immediato diventa di vitale importanza!
A questo aggiungiamo l'aiutare noi stessi: se per esempio abbiamo un lavoro in più fasi, potrebbe essere un'ottima idea dare un'ordine temporale di utilizzo alle varie componenti, oppure per frequenza (ciò che utilizzo molto vicino, il resto distante)
Come "gira" il lavoro?
...ovvero come è il flusso a partire dall'inizio (il cliente ci chiede una fornitura o un servizio) fino alla fine (ovvero quando il cliente paga e consegniamo il dovuto)?
In mezzo ci sono, preventivi, produzioni di materiali, elaborazioni di prodotti dell'ingegno, e via dicendo.
L'unico modo di portare dei miglioramenti organizzativi è avere flussi e dinamiche il più chiari possibile e conoscere il motivo per cui certe azioni accadono dopo altre.
Non basta affidarsi ai gestionali e ai programmi: per cogliere l'errore o la miglioria serve una precisa conoscenza di ciò che stà dietro, altrimenti è solo meccanica.
Ecco perchè una nuova procedura, un nuovo programma, un nuovo fornitore possono essere degli innesti di valore nella nostra azienda.
Dire "abbiamo sempre fatto così" è sinonimo di nessuna predisposizione ad accettare innovazione e nuove opportunità.
Quella frase, definita da Grace Murray Hopper, "la frase più pericolosa in assoluto", è il perfetto connubio tra pigrizia, chiusura mentale, tradizionalismo e una certa dose di ottusità: insomma da evitare come la peste!
Avere delle routine va benissimo, ma queste non ci devono fossilizzare.
