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Liste: istruzioni per l'uso

Foto: Gaia Gorni
Foto: Gaia Gorni

Io amo le liste, le adoro proprio!

 

Ho un senso di liberazione quando ne compilo/aggiorno una perchè tutto è scritto e posso immediatamente dimenticarmene: sono più leggera, penso ad altro.

 

La mia to-do-list è sempre con me, in mezzo all'agenda.

Essendo la mia agenda settimanale, la compilo il venerdì prima di chiudere la settimana o al massimo mi prendo 5 minuti tra sabato e domenica per rivederla in modo che il lunedì mattina sia pronta

Per tutta la settimana la lista è li, ai margini dell'agenda, negli appositi spazi, depenno, aggiungo, modifico...

Si, diventa tutta un po scribacchiata, ma chisseneimporta, è la mia lista, la devo capire io no?

 

Quando riporto le voci necessarie nella settimana successiva sarà di nuovo ordinata (almeno in partenza!)

 

Le liste si fanno sempre prima.

Se come me la compili settimanalmente va fatta prima di lunedì, se invece preferisci farla giornalmente va fatta prima di domani ovvero la sera, prima di chiudere tutto.

In questo modo la mattina dopo (o il lunedì) sarai già pronta, puoi iniziare da subito con l'attività che ti sei prefissata senza perdite di tempo o momenti di incertezza. (tanto sappiamo che poi gli imprevisti arriveranno, non serve crearseli da soli!)

 

Esistono moltissimi tipi di liste, ma noi oggi vediamo i due principali: check-list e to-do-list.

Check-list

Una check list è una lista di controllo.

La sua funzione è quella di accertarsi di aver radunato tutta una serie di oggetti o documenti, o aver concluso una serie di passaggi per finalizzare una intera procedura.

 

La check list termina la sua funzione quando accanto ad ogni voce è stato messo un check (una spunta, o una croce, o più semplicemente la voce è stata depennata): c'è una data ultima entro la quale deve essere terminata la lista, ma le singole voci (in generale) non hanno scadenza, le possiamo depennare un po' per volta o tutte in una volta.

 

Vediamo qualche esempio:

  • Una lista delle cose da mettere in valigia per partire (la data ultima è la partenza, che io faccia la valigia un po' per volta o la sera prima ai fini della lista non importa, influisce solo sul mio stress!)
  • Una ricetta che mi indica ingredienti e dosi precise per ottenere un determinato risultato (per fare un tiramisù devo mettere il caffè, se metto un altro ingrediente, forse sarà ugualmente buono, ma non sarà tiramisù!)
  • Un elenco di documenti per una pratica (fino a che non li avrò raccolti tutti non potrò presentare una domanda al Comune per esempio...)

Inoltre una check list è sempre modificabile e aggiornabile ogni qual volta se ne renda necessità.

 

Quando organizzo un convegno per medici ed infermieri, per esempio, ho una check list di attività da fare che si spalmano dai tre mesi prima, fino a tre mesi dopo l'evento stesso.

In questo periodo ci sono tantissime attività da svolgere dal gestire la logistica di arrivo di docenti e partecipanti per esempio, allo stampare e spedire inviti e programmi, assicurarsi che alla location scelta sala, catering e dettagli vari siano in ordine, e molte altre ancora, fino all'ultima, la redazione di un rapporto da inviare al Ministero della Salute.

Non ha molta importanza svolgere queste attività un giorno prima o un giorno dopo, l'importante è che tutto sia terminato prima della scadenza ultima dettata dalla normative ministeriali.

Ogni volta che mi accorgo che sarebbe meglio aggiungere una attività (o viene richiesto da aggiornamenti del Ministero) modifico la lista nel file excel che ho sempre pronto: in questo modo ogni volta che devo lavorare ad un nuovo evento, stampo sempre l'ultima versione senza incorrere in errori.

 

Altro vantaggio della check-list è che possono passare anche settimane tra una azione e l'altra: se l'ho compilata bene non sarà necessario verificare a che punto è la pratica, cosa è stato fatto fino a quel momento. Sarà sufficiente guardare la lista e a colpo d'occhio lo saprò.

To-do-list

La To-Do-List invece è letteralmente una Lista di cose da fare e serve per gestire tutti quegli impegni/attività che sono da portare a termine, ma che non hanno come scadenza una data precisa.

 

Già, perchè se ho una data precisa in cui svolgere quella attività (o entro la quale portarla a termine) bisogna inserirla nell'agenda in corrispondenza del giorno, non nella lista!

"Ritirare il vestito rosso in lavanderia" oppure "lavare l'automobile" sono azioni che devo ricordarmi di fare, ma farle oggi o domani non sarà di vitale importanza!


Nella to-do-list non si inseriscono azioni di routine ("preparare la cena", "andare a prendere il bambino a scuola", ecc) perchè sono azioni che devo fare tutti i giorni e non serve appuntarsele; invece posso usare la lista per per appuntare un'azione che voglio diventi routine (per esempio inserire una beauty routine mattiniera o serale) per essere sicura di non scordarla.

Quando mi accorgerò che la routine è acquisiti (ovvero la faccio senza pensarci) allora non avrò più bisogno di scriverla.

 

Ricordati sempre che fino a che non avrai terminato un'azione non potrai depennarla: anche se ne avrai portata a termine metà la voce sarà sempre li, a guardarti dalla tua lista....

Una strategia molto efficace è quella di "spacchettare" una azione pesante e gravosa in tante microazioni più leggere.

 

Se scrivi pulire la cucina sarà un'azione talmente enorme che tenderai a rimandarla sempre: sai infatti in partenza che o hai almeno un paio d'ore a disposizine oppure non riuscirai a completare tutto. E quando mai hai due ore da dedicare in esclusiva alla cucina?!?! Scrivi quindi le singole azioni: pulire i fornelli, pulire il forno, pulire il frigorifero, spolverare le mensole, ecc.

Sarà un elenco più lungo vero, ma ogni volta che avrai completato una singola azione (quindi ogni 10/15 minuti) puoi depennare quella voce; in più non sarai costretta a fare tutto in una volta, puoi portarne a termine 1/2 oggi, una domani, ecc

Alla fine il risultato sarà il medesimo: avrai pulito la cucina!