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Come mantenere i documenti ordinati con pochissimo sforzo

Questa settimana su Instagram abbiamo parlato di documenti e archivi, croce di tantissime persone che non riescono a "domare" carte e file digitali.

 

Stai pensando che il tuo archivio (sia cartaceo che su pc) è perfetto e non hai bisogno di questo post?

Lo spero per te!!

Ma prova a a fare un piccolo test: pensa ad un documento di 2/3 anni fa. Quanto tempo impieghi a reperirlo?

Se credi che impiegherai più di 5 minuti, c'è certamente qualcosa da rivedere.

 

Per cominciare puoi quindi riorganizzare tutto, in toto dando una forma coerente, semplice e condivisa con chi vive con te.

 

Per sapere come fare puoi (ri)leggere il post pubblicato su Instagram.

Ok, adesso ho un archivio superfigo... e poi??

Una volta realizzato il tuo archivio, il lavoro lungo e noioso è fatto.

Sarà sicuramente un lavoro lungo ed estenuate: che ti sia di monito a non fare più confusione!!!

 

Da adesso in poi sarà sufficiente mantenerlo, ovvero adottare delle piccole, veloci strategie per non ricadere nel caos.

Vediamo quali.

 

Innanzitutto agisci subito! Non procrastinare la gestione dei documenti.

Vedila così: è sempre preferibile prendersi subito un minuto e prendere immediatamente una decisione, piuttosto che perdere ore a sistemare pile di documenti.

Se hai riorganizzato il tuo archivio lo hai provato: ore ed ore a guardare foglio per foglio. Davvero vuoi perdere di nuovo tutto questo tempo??

 

Per agire subito hai bisogno di tre contenitori (possono essere vassoi portadocumenti, cartelline... basta che sia un posto immediato) da denominare come DA FARE, DA ARCHIVIARE e IN SOSPESO.

 

Ora, immagina di tornare a casa e ritirare la posta dalla buchetta, un pacchettino di scartoffie che smisterai così:

  • Nel contenitore DA FARE metterai tutto ciò che richiede una tua azione diretta, per esempio pagare una bolletta o rispondere all'invito del matrimonio di tuo cugino. Mettiti subito un promemoria in agenda o sul cellulare così non dimenticherai la scadenza e lascia qui il documento;
  • Il contenitore DA ARCHIVIARE ti serve per quello che deve essere sistemato e conservato (per un tempo più o meno lungo) per esempio una comunicazione della banca, il rendiconto del vostro fondo pensione, ma anche la bolletta che prima era finita nel contenitore da fare dopo che l'hai pagata;
  • Infine il contenitore IN SOSPESO è per cose che non vanno archiviate ma che potrebbero esserti utili, per esempio una pubblicità di un prodotto in offerta su cui vuoi pensare qualche giorno, il depliant del supermercato, ecc.

 

Tutto il resto puoi buttarlo all’istante.

 

Il contenitore DA FARE si svuoterà da sè, mano a mano che eseguirai l'azione richiesta e le carte passeranno in DA ARCHIVIARE.

Per quanto riguarda il contenitore IN SOSPESO datti un termine (es. entro la settimana) per rivedere ciò che hai depositato: per esempio usa il depliant del super per comporre la tua lista spesa, e al termine buttalo.

 

Il contenitore DA ARCHIVIARE è quello che ci interessa di più in assoluto: decidi una scadenza regolare (ogni settimana, ogni due...) in cui svuotare e riporre nei contenitori del tuo archivio.

Se manterrai un ritmo regolare non penso che dovrai riporre più di uno o due documenti a settimana quindi in pochi minuti avrai fatto ordine!

 

Ovviamente potete anche sistemare i documenti mano a mano che arrivano, ma se come me avete il grosso dell'archivio in solaio, probabilmente non avrete voglia di salire ogni volta che avete un foglio in mano.

E' comprensibile!

E con il digitale?

Secondo me gestire il digitale nel quotidiano è ancora più semplice del cartaceo!

 

Puoi lavorare salvando i file direttamente nelle cartelle (o sottocartelle) giuste, in questo modo non dovrai gestire nulla.

 

Se invece sei abituata ad avere i file su cui lavori al momento sul desktop, potresti pensare di lasciare tutto li fino a venerdì, e sistemare tutto prima di spegnere il pc.

(oppure individuare anche un giorno intermedio come il mercoledì, se rischi di accumulare molta roba)

 

L'importante è dare nomi facili, immediati, che non lascino spazio all'immaginazione: non voglio più vedere robaccia tipo docPRESpresentaz1-ok, seguito da docPRESpresentaz1-definitivo, ma che potrebbe anche diventare docPRESpresentaz1-ultimo

 

Evitate contrazioni, abbreviazioni e se fate diverse modifiche usate -versione1, -versione2, -versione3 (o al massimo abbreviato v1 v2 v3...)