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Informazioni sparse e dove trovarle

S. è un giovane manager di una grossa azienda del centro Italia. Racconta di aver sempre gestito il suo lavoro con prontezza e determinazione, anche se ammette che la disorganizzazione ha sempre fatto parte della sua vita.

Però, essendo molto competente nel suo lavoro, e anche molto preparato, ha sempre superato brillantemente ogni avversità, mettendo "una pezza" al suo disordine.

 

Durante il lockdown, come molte aziende per far fronte alla crisi che ne è derivata, l'azienda decide di aprire un e-commerce.

 

S. è stato messo a capo del nuovissimo comparto e-commerce, cosa che da un lato corrisponde ad una promozione e ad un riconoscimento del suo valore (è stato messo a capo di un team, un lavoro totalmente nuovo, sul quale ha moltissimo margine di azione...) dall'altro è stato letteralmente "buttato allo sbaraglio" senza un piano, senza indicazioni, solo una pacca sulla spalla.

Questo ha creato uno spaesamente e una crisi che lo ha indotto a chiamarmi chiedendomi aiuto per dipanare la matassa.

 

I problemi erano diversi ma in questo post voglio evidenziarne due, quelli che ritengo essere i principali:

  • il fatto di non riuscire a raccapezzarsi in procedure giornaliere o settimanali, che sono in uno stato di evoluzione costante in linea con la definizione e crescita dell'e-commerce
  • tantissime informazioni dei più disparati argomenti (procedure, clienti, fornitori, promozioni, marketing, ecc), che provengono da fonti diversissime (email, riunioni, comunicazioni, ecc) difficili da radunare ma soprattutto da rintracciare velocemente in caso di bisogno

Le procedure domate

Il miglior metodo per domare una procedure è fare una check-list (attenzione! non una to-do-list, sono cose diverse!)


La check-list è per antonomasia una lista di controllo (possono essere azioni, documenti, verifiche....) un insieme di voci/ azioni che messe insieme danno un risultato. Le singoli voci non hanno scadenza, la lista nella sua interezza si.

 

La classica check list è quella della valigia perfetta: la sua data di scadenza è la sera prima della partenza (ma che agiate davvero il giorno prima o per tempo non ha molto importanza, ne va solo del vostro stress!) e ci serve per controllare che tutto sia stato inserito nella borsa. Noi sappiamo benissimo cosa dobbiamo portare con noi, il punto è non dimenticare nulla!

 

Accade la medesima cosa per le procedure aziendali.

La cosa migliore è creare una check list per ognuna di esse, con tutti i passaggi da eseguire per portarla a termine.

Ripeto: noi non abbiamo bisogno della check list perchè non sappiamo come funziona la procedura, ne abbiamo bisogno perchè in questo modo possiamo non pensarci. Spesso succede che facciamo 2/3 passaggi, poi siamo interrotti da altro, magari trascorre qualche giorno, poi ricominciamo e grazie alla lista, non dobbiamo ogni volta controllare cosa abbiamo fatto e cosa no, che passaggi erano completi e quali no, perchè sarà sufficiente controllare le voci dipennate!

Niente perdite di tempo, niente ripetizioni, niente panico perchè non sappiimo a che punto siamo!

 

Tra l'altro fare una check list in una situazione come quella del manager di continua evoluzione è fondamentale per mettere nero su bianco le cose e riflettere sulla concatenazione dei passaggi. In caso di modifiche la check list da utilizzare sarà sempre l'ultima versione.

Taccuini digitali

Quando le informazioni sono tante e super incasinate, dargli un senso può essere un lavoro immane.

Ritrovare l'informazione giusta al momento opportuno senza impazzire, diventa quasi impossibile.

 

Ecco che per farlo ho inserito nella routine del mio cliente uno strumento: Evernote.

 

Evernote è una applicazione che riproduce in maniera digitale il romantico taccuino (o blocco degli appunti)

Anzi più di uno!

Immaginate di avere in tasca un numero infinito di taccuini, uno per ogni ambito del nostro lavoro, ma anche della vita privata. (immagine 1)

 

Ogni taccuino ha delle pagine, qui chiamate note, ordinabili per data, ultimo aggiornamento, titolo ecc.

Possiamo creare le note come vogliamo, e in maniera decisamente veloci: possiamo creare note scritte, note vocali, liste di cose da fare; possiamo inserire un'immagine (posso scrivere un appunto a mano, fare una foto all'appunto e catalogarlo tra le mie informazioni senza nemmeno doverlo ricopiare), uno screenshot, un link; ma anche richiamare un'email. Posso anche scrivere direttamente a mano sull'applicazione.

La flessibilità è davvero altissima! (immagine 2)

 

La cosa che però è stata la svolta per il mio cliente è stata quella di poter attribuire dei tag, ovvero delle parole chiave, ad ogni nota creata. Ecco che tramite il tag Pippo (il nome dell'ipotetico fornitore) ritroverà in un attimo tutte le informazioni che ha archiviato nel corso del tempo a lui relative; idem se il mio tag è Procedure Covid 2020 (il nome di una ipotetica procedura), oppure Black Friday 2020 (quando con l'azienda discuteranno degli sconti e promozioni da rilasciare per quell'occasione).

Basterà scrivere il tag nella barra della ricerca o scorrere la lista dei tag creati per rintracciare quello che interessa. (immagine 3)

 

Se ho taccuini personali posso creare i tag spesa settimanale, film da vedere, libri da leggere, ristoranti da provare, pulizie da fare, ecc

 

Riassumendo, grazie ad Evernote le informazioni sono:

  • divise in categorie (i taccuini)
  • radunate in un unico punto a prescindere dal loro formato (le note)
  • rintracciabili in molti modi differenti (tramite tag, data, ultimo aggiornamento, ricerca

E le possibili funzioni di Evernote non finiscono qui: si possono condivire note con altri possessori di Evernote, possiamo chattare con loro e non dimentichiamo che funziona tramite cloud, quindi su ogni dispositivo, in ogni momento posso accedere alle mie informazioni. (immagine 4)

Come è andata?

Come sappiamo, modificare una propria routine non è mai semplice, per quello lascio sempre un mese prima di richiamare il cliente e capire com'è andata.

 

S. mi ha detto di essere contento dell'inserimento di Evernote nella sua routine e che e' stato davvero una svolta nel mettere ordine ai suoi pensieri e ai flussi di informazioni.

Per sua stessa ammissione, mi ha detto che a volte ricade nelle vecchie abitudini di foglietti sparsi e dispersi, e che sostanzialmente si dimentica di averlo.

 

E' abbastanza normale, non c'è nulla di preoccupante: l'utilizzo quotidiano di un nuovo strumento non è mai qualcosa che accade dall'oggi al domani, il nostre cervello oppone tantissima resistenza e tende a riportarci sulla via vecchia (per lui più confortevole)

L'importante è rendersi conto che il nuovo strumento ci stà davvero facilitando il lavoro: pian piano, insistendo diventerà la nuova routine e l'automatismo sarà naturale.

Su questo sono molto fiduciosa perchè il mio cliente riconosce di lavorare meglio e di sentirsi più tranquillo, quindi il beneficio sarà una motivazione fortissima a proseguire!

 

Non è andata altrettanto bene sull'inserimento di check list per definire le procedure: ho capito che su questo punto S. si sente ancora decisamente sopraffatto da un elemento in costante mutazione a cui non riesce a dare una forma.

Probabilmente in questa fase il suo lavoro è ancora talmente "in divenire" che gli risulta impossibile pensare di fermarsi e fare mente locale su quali siano le azioni da replicare sempre, quelle meno frequenti, quelle una tantum.

Riconosce però che è una cosa che dovrà fare sicuramente, e che la check list è certamente lo strumento più idoneo, quindi sarà il suo prossimo obiettivo!