Uno dei problemi principali dei luoghi di lavoro è, manco a dirlo, il disordine.
Negli uffici lavorano diverse persone che usano strumenti, spostano cose, elaborano pezzi di pratiche o lavorano in step diversi sulle stesse commissioni.
Il lavoro di squadra è fondamentale e indispensabile ma se tutti non contribuiscono in egual modo al mantenimento dell'ordine e del rigore i problemi sono dietro l'angolo.
Non rimettere oggetti o pratiche al loro posto potrebbe voler dire perderle (anche solo temporaneamente) con gravi ritardi ed inefficienze; il caos fa perdere il controllo per esempio sulle scorte, con il rischio di non avere abbastanza materiale per poter portare a termine le commesse.
In un momento di urgenza e stress non riuscire a trovare un determinato oggetto o una determinata pratica potrebbe essere la miccia che accende discussioni e nervosismo tra le persone, che fa fare brutta figura con un cliente, che manda a monte una commessa importante.
In questo prima-dopo ti faccio vedere come ho riorganizzato il retro di un negozio di ottica, una piccola azienda in cui il controllo è fondamentale per via del piccolo spazio dedicato ad ufficio in cui il caos non è proprio ammesso, e per il numero elevato di micro commesse che continuamente si alternano per soddisfare le diverse esigenze dei clienti.
L'ambiente
La consulenza in questo retro negozio si è suddivisa in due giornate separate.
La prima giornata è stata dedicata a tutto ciò che era "a vista".
Innanzitutto ho riunito tutti i faldoni della contabilità in un unico posto (prima erano sparsi in giro) e in ordine di anno.
Ho deciso di iniziare l'ordine da sinistra (di solito sarebbe bene iniziare da destra) in modo da avere meno impatto visivo entrando in ufficio.
Ho radunato anche gli altri contenitori per tipologie di argomento e ho etichettato tutto in modo che fosse il più chiaro possibile.
Una cosa da non sottovalutare è l'impatto visivo che i contenitori hanno sul senso di ordine/disordine.
La cliente aveva (giustamente! ci tengo a sottolinearlo!) usato scatole di recupero per radunare oggetti e scorte.
Purtroppo però le scatole marroni sono molto impattanti: il colore scuro riempie e "rimpicciolisce" l'ambiente, senza contare che il cartone si deteriora molto velocemente diventando brutto da vedere.
Ho deciso di sostituire il più possibile le scatole in cartone con contenitori in plastica trasparente che, come nelle cucine domestiche, hanno diverse vantaggi:
- sono più robuste e rimangono sempre belle da vedere
- essendo trasparenti di può vedere l'interno, riconoscendo ad occhio il contenuto
- danno maggiore respiro e senso di luce all'ambiente.
Ovviamente tutto è stato "condito" da tanta pulizia e decluttering!
I cassetti
La seconda parte della consulenza è stata dedicata invece ai cassetti dove vengono conservate tutte le minuterie necessarie per riparare gli occhiali (viti, stanghette, naselli, ecc)
La situazione iniziale era quella di una accozzaglia di sacchettini senza troppo senso, buttati tutti dentro un cassette, senza nessuna etichettatura e quindi impossibili da distinguere.
Il mio lavoro è stato quello, in collaborazione con la cliente (impossibile distinguere da sola tutte le tipologie di micro parti!) di creare dei piccoli contenitori e vaschette in cui suddividere il tutto.
Lo ammetto: c'è voluto tantissimo tempo perchè in quei cassetti c'erano davvero un milione di parti piccolissime!!
Che ne pensi??
Ti piace il risultato?
A me ora trasmette tantissima calma e penso che sia perfetto per lavorare bene e con concentrazione!
Si, sono decisamente soddisfatta!
