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Come organizzare Presentazioni Perfette

In passato le presentazioni di slide erano solo per chi teneva congressi, per chi parlava in grandi meeting, per chi faceva formazione.

Poi questo strumento così efficace è arrivato anche nelle scuole, nelle riunioni aziendali e di team, nelle dimostrazioni verso possibili clienti.

 

Questi diversi utilizzi si dividono sostanzialmente in due macrogruppi:

  • le presentazioni fatte per per intrattenere
  • le presentazioni fatte per trasmettere informazioni

A volte i due macrogruppi possono intrecciarsi.

 

Fare una presentazione per intrattenere spesso vuol dire emozionare, vogliono dire parole evocative, immagini, suoni, ovvero tutti quegli escamotage per tenere altissima l'attenzione.

 

Quando si trasmettono informazioni la tentazione di voler arricchire il più possibile per dimostrare di sapere, di essere competenti, mettere leggi, testi di riferimento ecc, della possibile noia di chi ascolta poco ci interessa. Ascolta e muto!

 

La verità, e ve lo dico io che a mio marito che lavora in una multinazionale ne vedo fare quasi una al  giorno, è che il tempo non c'è quasi mai e spesso ci si riduce a fare presentazioni adesso per ieri, quindi non si può star tanto a far fronzoli e ricamini.

Cosa diversa è per la sottoscritta che, elaborando slide per workshop e corsi, ne elaboro molte meno, a volte anche rielaborando e aggiornando le slide di workshop precedenti. Posso prepararmi adeguatamente, organizzare il lavoro, curare tutti i dettagli.

Cosa dire

Partiamo innanzitutto dai contenuti.

Cosa vogliamo dire? Da dove partiamo? Dove vogliamo portare il nostro pubblico?

Io di solito parto da una fase di brainstorming con me stessa, scrivo tutto ciò che mi viene in mente inerente all'argomento che voglio trattare, magari sotto forma di lista.

Non mi dilungo troppo: scrivo parole chiave o piccolissime frasi (max 5/6 parole) giusto per definire un concetto.

 

A questo punto attuo una scrematura perchè quasi sempre metto insieme troppa roba per poter rimanere nel tempo prefissato!

Evidenzio quindi i punti fondamentali, i mai-più-senza, e li trasferisco su dei post-it.

Gli altri punti non li cancello: li lascio da parte, se mi accorgo che ho tempo magari posso infilarne qualcuno!

 

I post-it sono uno strumento elementare ma basilare: sono un sistema efficacissimo per individuare tutti i vari punti da trattare e ipotizzare un tempo e/o un numero di slide da preparare.

Colori diversi dei post-it mi indicano parti diverse del mio discorso, e su ogni post it posso scrivere quanto tempo mi prefiggo per parlarne o quante slide penso di dover impiegare .

 

Senza sprecare tempo a scrivere e riscrivere, i post-it si possono spostare e rigirare agilmente fino a raggiungere la visione globale che desideriamo.

Come dirlo

A questo punto possiamo concentrarci sulla costruzione vera e propria delle slide.

Io ho uno standard, elaborato in diversi anni, che rispecchia lo stile della mia comunicazione: stessa palette di colori, stessi font, stessa tipologia di icone grafiche ecc.

E' fondamentale avere un proprio stile perchè questo, in qualsiasi momento, ci rende immediatamente riconoscibili agli occhi di chi ci sta ascoltando, come se fosse un marchio di fabbrica, quindi definite sempre 1/2 colori base su cui basare tutta la costruzione delle slide.

Ovviamente non sono "rigida", e accetto tranquillamente di potermi modificare nel caso in cui debba rispettare gli standard dell'azienda con la quale collaboro (i suoi colori, il suo stile...)

 

Se non avete una palette vostra fate comunque attenzione allo stile che utilizzate:

  • non fate cose eccessivamente colorate (ne bastano 1/2)
  • usa uno sfondo neutro, o al massimo color pastello, risulta più rilassante alla vista e non crea conflitti con immagini e grafiche
  • due font (uno per i titoli e uno per i testi) massimo sono sufficienti, anche questi possibilmente puliti e lggibili anche da lontano
  • dai ordine, quindi controlla che tutto sia allineato ed armonioso all'interno della slide, lasciando i giusti margini sia esterni che tra i vari oggetti che vai ad inserire

Come dirlo (meglio!)

Solo quando ho preparato una prima stesura delle slide mi chiedo: cosa posso aggiungere (o cambiare) per essere più efficace?

 

Ecco allo che

  • vado ad inserire immagini che diano enfasi a ciò che dico
  • mi chiedo se posso sostiuire del testo con delle schematizzazioni (parole collegate da frecce per esempio)
  • inserisco delle infografiche e delle icone
  • eventualmente "spacchetto" delle slide che risultano troppo affollate e ne ottengo due (o tre) con maggiore respiro

Ricordatevi che in generale ciò che apprendiamo per immagini è doppiamente più efficace di ciò che leggiamo, e che uno schema, o una infografica risulta più gradevole da vedere e cattura maggiormente la attenzione di chi ascolta.

 

Se per caso mi accorgo che dovrei comunicare delle bibliografie o parti testuali molto lunghe, preferisco evitare l'inserimento di brutte slide scritte fitte fitte totalmente illeggibili e fornire direttamente supporti diversi (fotocopie, link inviati successivamente per mail ecc)

Tieni sempre al centro chi ti ascolta

Ovviamente le slide devono essere tagliate sul pubblico che ti ascolta.

 

Le slide che prepara mio marito (di cui 90% a scopi interni all'azienda) devono essere veloci, immediate, mostrare degli andamenti del business o le innovazioni di prodotto. Spesso servono per comunicare nuove direttive o strategie. Non devono essere belle, non importa a nessuno se sono noiose. Certo, in un'ottica di comunicazione efficace, forse si potrebbe fare qualcosa, onde evitare di vedere l'intero ufficio morire di noi...

Spesso le sue slide in realtà vengono concepite più come materiale da consultare che per mostrare: vengono indirizzate agli interessati che le leggono in modo autonomo

 

Le slide che preparo io invece sono sempre dedicate a un pubblico esterno che mi ascolta in un intervento o in un corso.

Sono persone varie, con background differenti, età differenti, la cui unica cosa in comune sono io stessa, quale rappresentazione del loro desiderio di miglioramento di vita.

Devono si dare delle informazioni ma anche coinvolgere, far trasparire i benefici di una maggiore organizzazione, far venir voglia di cambiare vita, impegnarsi di più.

 

All'interno delle mie slide posso essere più empatica, anche ironica, strappare un sorriso o una risata.

Io sto raccontando una storia, il viaggio di un eroe dal caos ad una vita più semplice e felice, e chi mi ascolta viene guidato grazie alle slide.