Nella mia vecchia azienda (una agenzia di eventi di Bologna) avevamo un rituale: la riunione del lunedì pomeriggio.
Era una riunione puramente organizzativa:
- si analizzavano nel dettaglio le attività della settimana entrante;
- si programmavano gli eventi delle settimane successive;
- ci si dividevano i compiti a rotazione;
- si discutevano le varie ed eventuali;
- era il momento dei cazziatoni.
Tutto questo si poteva risolvere in un'oretta ma c'erano settimane in cui si protraeva anche per tre ore: letteralmente estenuante!
Tutto il personale era coinvolto, anche se non era direttamente interessato: io e le mie due colleghe vivevamo questo momento come un supplizio, uno strazio. Sedute in cerchio, nell'open space, ci guardavamo negli occhi pensando a tutto il lavoro da fare sulle scrivanie che sembrava aumentare solo stando li.
Di solito si iniziava dopo pranzo, sistemando le sedie a cerchio, come se questo dovesse favorire in qualche modo il confronto paritario: ma non c'era nessuna parità. La responsabile aveva una autorevolezza minima che cercava di compensare con arroganza, frasi umilianti (ci ha fatto piangere a turno più di una volta...) e immobilismo per paura di perdere dominio sul suo orticello, a colpi di "si è sempre fatto così!"
I primi quindici minuti se ne andavano nel radunare i soldi da tutte, mandare una di noi a fare i caffè alla macchinetta, e finchè lei non tornava non si iniziava.
La successiva mezz'ora abbondante (o anche un'ora) era occupata dalla parte che la responsabile preferiva in assoluto: esordiva dicendo "bene, iniziamo parlando di cosa è andato e cosa no la settimana scorsa...". Ovviamente nessuno di noi riceveva mai il benchè minimo apprezzamento in riunione, era solo il modo più veloce per tirar fuori tutte le criticità e flagellarci sulla pubblica piazza come monito per gli altri...
Solo a questo punto, quando gli animi ormai erano estenuati, si iniziava con la vera e propria riunione organizzativa.
Che veniva interrotta un numero imprecisato di volte da telefonate, corrieri che facevano consegne, consulenti esterni che arrivavano senza preavviso...
Ma fino a che la responsabile non diceva "ok, abbiamo finito" nessuno poteva neanche lontanamente pensare di muoversi: se per esempio lei stava al telefono venti minuti con il commercialista, noi per venti minuti restavamo li, sedute, a guardarci, in silenzio o al massimo a bisbigliare scemenze.
Il titolo di questo paragrafo potrebbe essere: cose da NON fare se vuoi che la tua riunione sia efficace!
Efficienza presidenziale
Ok, lo so, le riunioni nella mia vecchia agenzia erano letteralmente un disastro ma non cantate vittoria: in tantissime realtà il momento della riunione è una delle più gravi perdite di tempo.
Anche le riunioni descritte da mio marito o dai nostri amici, impiegati in diverse multinazionali, sono ben lontane dal poter essere considerate efficaci e produttive.
Forse anche per questo, quando diversi anni fa ho letto il paragrafo dedicato alle riunioni del libro di Michael Heppell Guadagnare un'ora al giorno (e vivere felici) non solo l'ho trovato illuminante, ma mi è anche po' scappato da ridere ripensando a quanto questo modello fosse distante da quello che veniva rappresentato nella mia vecchia azienda.
Secondo Michael Heppell il modello per una riunione davvero efficiente è quello rappresentato nel famoso telefilm West Wing - Tutti gli uomini del Presidente.
Il Presidente, interpretato da Martin Sheen, è a capo di un team di consulenti, esperti e assistenti: il team prende decisioni importantissime con un ritmo elevatissimo, perchè il tempo è sempre pochissimo.
Tutto il gruppo si muove allo stesso ritmo, senza esitazioni ed è una vera squadra: ci possono essere discussioni, lamentele e dissapori ma è sempre il team VS il resto del mondo.
Michael Heppell spiega che il modello Riunioni alla West Wing si fonda su cinque strategie fondamentali:
- la più importante: le riunioni si fanno in piedi, scomodi, perchè se sei comodo tendi a dilungarti mentre la scomodità accellera perchè non vedi l'ora di finire e andartene. Niente "chi vuole un caffè?", niente chiacchiere sul come è andato il weekend, le perdite di tempo stanno a zero! (ovviamente nessuno arriva in ritardo: chi penserebbe di arrivare in ritardo ad una riunione con il Presidente degli Stati Uniti?!?!?)
- Fanno una brevissima esposizione delle loro opinioni (davvero breve! tipo 15 secondi!) cosa che aiuta il parlare davvero dell'essenziale, del vero problema, senza sbrodolamenti inutili
- Hanno 30 secondi per discutere una decisione. Focalizzato il problema si focalizzano anche le possibili soluzioni (magari ricordandosi che fatto è meglio che perfetto!)
- Si prende la decisione (o la prende il Presidente)
- Tutti escono e agiscono sulla base della decisione presa, ognuno per il proprio ambito di competenza. E lo fanno subito, senza procrastinare!
Ci sono riunioni e riunioni...
Come insegno sempre, i modelli non sono applicabili nel 100% delle occasioni, le eccezioni ci sono. Eccome.
Il modello West Wing è la base delle riunioni di routine, come quella che si ripeteva settimanalmente nella mia vecchia agenzia, o per tutte quelle riunioni convocate per decidere una linea strategica e/o operativa.
Se fate parte di un'agenzia di marketing e dovete creare una nuova pubblicità per un prodotto, il modello di riunione sarà quello del brainstorming che non può, per ovvi motivi, essere ridotto a pochi minuti in piedi in una stanza con solo il taccuino per gli appunti in mano.
Idem se siete invitati ad una riunione con un nuovo potenziale fornitore che intende esporvi il suo prodotto e convincervi ad acquistare una maxi fornitura.
In questi casi le strategie che vi consiglio sono
- Iniziare tassativamente in orario. Non ci sono scuse per i ritardatari, iniziate senza di loro. La prossima volta staranno certamente più attenti a non mancare l'appuntamento
- Niente fuffa del caffè. Piuttosto assicuratevi che i caffè siano già presenti al vostro arrivo così smorzerete sul nascere il via vai dalla macchinetta.
- E' una buona idea farsi in precedenza una check-list di punti da toccare. Non c'è nulla di peggio che fare una riunione (o un incontro one-to-one) e rendersi conto successivamente di non aver parlato di un aspetto che vi sta a cuore. Il chè innesca altre riunioni o telefonate o email... insomma perdite di tempo
- Provate a ridurre il tempo a disposizione. Se la riunione è fissata dalle 9 alle 10, provate a dire "cerchiamo di terminare entro le 9.45!". Oppure non programmate un tempo "tondo": invece che dalle 9 alle 10. fissate la riunione dalle 9.15 alle 10. Guadagnerete preziosi quarti d'ora! Ricordatevi la famosa legge di Parkinson (ne avevo parlato in questo post su Instagram): il lavoro occupa tutto il tempo disponibile: se accorciate il tempo accelererete la produttività!
- Infine, non fate l'errore della mia vecchia agenzia e non utilizzare le riunioni per cazziatoni pubblici. Vince Lombardi, storico allenatore di football americano degli anni '60, diceva Loda in pubblico, critica in privato. Sapere che possono incorrere in una cazziata davanti a tutti inibisce i partecipanti ad esprimersi liberamente e distrugge il senso di squadra. Evitatelo!
Forse ci sarà qualcuno che vi odierà perchè gli toglierete il suo palcoscenico per mettersi in mostra, con power point interminabili e pipponi logorroici, ma la maggior parte dei vostri colleghi vi considererà un eroe!!
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