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Perchè dovresti iniziare da subito ad usare un'agenda (+ 6 routine per usarla bene!)

Mio marito Diego dice sempre che io sono quella tecnologica della coppia.

Tutte le volte in cui c'è da sistemare cavi e cavetti di pc, tv, dispositivi me ne occupo io; se mi dice "ehi guarda questa app!" nove volte su dieci io già la conosco (magari l'ho anche già disinstallata, ma questo è un dettaglio secondario!).

 

Ma c'è una cosa su cui io rimango fedelmente analogica: l'agenda.

 

So utilizzare Google calendar, conosco decine di app per fare liste, promemoria, ecc ma per me la bellezza della carta e dello scrivere a mano ancora super qualsiasi comodità dello strumento digitale.

 

Certo, il fatto di lavorare da sola e di non dover condividere appuntamenti e riunioni con colleghi e collaboratori, ovviamente mi agevola in questo: l'agenda è solo mia, ciò che condivido sono solo visite mediche o appuntamenti comuni con mio marito che scriviamo su un calendario in cucina.

 

 

 

Avere un'agenda cartacea piuttosto che digitale, oltre che per la bellezza della scrittura a mano (cosa anche molto terapeutica) mi da due sensazioni molto positive:

  • la prima è di avere uno spazio visivo da riempire, non solo di appuntamenti e cose da fare, ma anche di appunti, pensieri, stati d'animo... Una frase che sento e che voglio ricordare, mi regalano un adesivo che altrimenti non saprei dove appiccicare, mentre parlo al telefono spesso scarabocchio disegnini come facevo sui bordi dei libri di scuola (altrochè le cornici dei monaci amanuensi...) E' qualcosa di ancestrale che mi mette in connessione con miliardi di persone prima di me, persone che hanno messo nero su bianco le loro idee e che da quei pochi tratti hanno fatto nascere idee geniali che hanno cambiato per sempre l'umanità.
  • la seconda, forse ancora più importante, è quella di dare una forma tangibile a qualcosa di intangibile per antonomasia: il tempo. Il tempo è qualcosa che "fluttua" sopra le nostre teste, qualcosa che calcoliamo o che misuriamo (con gli orologi), qualcosa che cerchiamo di comandare (con le sveglie e i promemoria sonori) ma c'è solo un modo per averlo davvero tra le nostre mani ed è sotto forma di agenda: mesi, giorni, ore, sono tutti li e possiamo gestirli per dargli la forma che vogliamo.

A cosa serve una agenda?

A prescindere che il tuo modello ideale di agenda sia cartaceo o digitale, lo scopo numero uno di un'agenda è tenere traccia delle tue attività e dei tuoi appuntamenti.

 

In aggiunta ci sono altre due attività fondamentali: raggiungere i propri obiettivi tramite una attenta ed efficace programmazione e godersi il tempo libero. Già perchè gestire il tempo, vuol dire vivere più leggeri e con meno stress, lasciando le nostre energie per attività che davvero hanno un valore!

 

Scrivere, soprattutto a mano, aiuta

  • a memorizzare
  • a riflettere
  • a potersi permettere il lusso di dimenticare e di alleggerire la mente (so che mi basta leggere non devo fagocitare il mio cervellino con informazioni inutili!!)

Cosa deve avere la tua agenda?

Di agende ce ne sono di ottomiladuecentosessantaquattro tipi, non ti dirò qual è la migliore, quale la mai-più-senza perchè l'agenda è qualcosa di personale, come un vestito, estremamente intimo e per essere efficace deve essere adatta a te, una specie di prolungamento del tuo corpo.

 

Di sicuro dovrebbe esserci:

  • una visuale mensile per avere una visione di insieme dove segnare tutte quelle cose che rimarranno fisse (i compleanni, gli anniversari...) ma anche per programmazioni a lungo termine (vacanze, meal planner...)
  • una visuale settimanale che si apra sulle due pagine in modo da poter osservare l'andamento dei prossimi sette giorni
  • uno spazio giornaliero (più o meno grande a seconda delle tue esigenze) dove poter indicare appuntamenti specifici ma anche affermazioni positive, qualcosa per cui si è grati, ecc)

Poi ci sono gli extra che possono essere di mille tipologie differenti.

Cosa devo scrivere nell'agenda?

Diciamo che la risposta giusta è TUTTO!

Perchè solo in questo modo riusciamo ad avere una giusta visione di ciò che dobbiamo portare a termine (il tempo personale non è meno importante, nè meno faticoso di quello lavorativo!) e possiamo bilanciare tra compiti, progettazione, programmazione e riposo.

 

Quindi...

 

Inizia da TE STESSA

  • scrivi compleanni, giorni liberi, vacanze, momenti benessere, tempo per la beauty routine, per fare yoga, meditazione, ecc Il Self Care è fondamentale se vuoi che tutto il resto funzioni a dovere! Ovviamente comprendiamo anche visite mediche, esami di controllo, terapie periodiche, cicli di integratori, il ciclo mestruale...

Prosegui con gli APPUNTAMENTI

  • riunioni, call, cene/pranzi aziendali, fiere, trasferte, eventi legati al lavoro... Devi assicurarti che nulla si sovrapponga e che nulla prevarichi il tempo per te stessa!

Altro momento fondamentale da indicare è LA CRESCITA PERSONALE 

  • quindi corsi di formazione, convegni, ma anche elenchi di libri che vuoi leggere, mostre che non vuoi rischiare di perdere, ecc

Infine non dimenticare i cosiddetti TEMPI MORTI che morti non sono per niente...

  • sono gli spostamenti, i ritardi, le attese, ecc ovvero devi considerare che non hai il teletrasporto e che spesso gli altri non sono puntuali, quindi è probabile che per ogni appuntamento che un'ora devi considerarne almeno due per recarti sul luogo, attendere di essere ricevuta, dilungarti in convenevoli, ritornare... non considerare questi momenti sarebbe un grave errore nell'economia della tua giornata!

Non sono abituata ad usare l'agenda...

Dire non sono abituata ad usare un'agenda è la scusa più diffusa per non impegnarsi ad usarne una.

 

La realtà è che l'uso dell'agenda (sia cartacea che digitale) è una routine come un'altra e basta decidere di metterla in atto.

Fine.

 

Ecco le mie sei routine di base legate all'uso dell'agenda:

  1. ad inizio mese mi prendo dieci minuti per ripassare tutto quello che succederà nel mese entrante e in quello successivo (per non farmi trovare impreparata), mi assicuro che ciò che compete mio marito sia stato riportato anche nel calendario in cucina (e viceversa)
  2. ogni domenica uso 5/10 minuti per osservare la settimana entrante e faccio delle riflessioni (sembra ci voglia molto tempo, in realtà quando diventa automatico bastano davvero pochi minuti): ci sono delle giornate particolarmente intense? posso alleggerirle spostando qualcosa? oppure a seguito di una giornata pesante posso prendermi la mattina o il pomeriggio del giorno dopo (per ricaricare o fare attività più leggere)? ci sono degli appuntamenti che è meglio verificare (abbiamo tutti il cliente che pacca all'ultimo minuto... meglio mandare un remind!) e via dicendo
  3. di solito dò un'occhiata anche alla settimana successiva per verificare che non ci siano scadenze sulle quali devo darmi una mossa. Nel caso scrivo un promemoria nella to-do-list.
  4. l'agenda si apre al mattino e si chiude alla sera: tutto il giorno resta aperta accanto al mio pc, sul tavolo di lavoro in modo che se devo scrivere un appunto o un meeting è immediatamente li. Tengo vicini una penna da prendere al volo e un evidenziatore per depennare ciò che concludo.
  5. alla sera prima di chiuderla dò un'occhiata veloce a tutto ciò che non è stato depennato, eventualmente aggiungo o modifico, e decido le priorità di domani. Meno di cinque minuti sono sufficienti. A quel punto chiudo agenda, pc e ciao.
  6. uso una penna nera per scrivere ma sottolineo con penne colorate (lo faccio la sera prima di chiudere o la domenica mentre pianifico) a seconda dell'ambito dell'appuntamento (un colore per appuntamenti personali come un aperitivo, uno per il mio lavoro di P.O., uno per il lavoro di organizzazione convegni, uno per i momenti formativi, uno per le vacanze...) in questo modo a colpo d'occhio so cosa stà per succedere. (puoi personalizzare i colori anche con il calendario digitale!)

 

Sto progettando un'agenda per il 2022...

Se ti va di darmi una mano scrivendomi come è fatta la tua agenda ideale, quali sono le caratteristiche per te imprescindibili, ed essere parte attiva di questo progetto, scrivimi usando il form qui sotto!

Grazie, Simona